Gestión Documental
A pesar de que la gestión documental digital en principio se
conciba diferente a la archivística tradicional, de fondo
son equivalentes.
La gestión Documental física como electrónica tiene el mismo
ciclo de vida, ya que es la secuencia de fases que atraviesa
un documento, nuestro software le permite cubrir todo el ciclo
de vida de los documentos, desde su producción o recepción,
el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa,
hasta su eliminación o integración a un archivo permanente o histórico.
Versiones y Vencimientos
La capacidad de versionar documentos y controlar su vigencia
les permite a las compañías una administración adecuada de
la documentación empresarial, el manejo de manuales, guías,
formatos, procedimientos, mapas de procesos, etc. Pueden ser
controlados de forma rápida y segura desde su elaboración,
su proceso de aprobación, publicación o divulgación y
actualización u obsolescencia.
Flujos de trabajo o Workflow
El manejo de procesos o flujos de trabajo sobre la plataforma
de Gestión documental permite estructurar las tareas y cómo
se realizan, se definen plazos de entrega con sus
notificaciones, cuál es su orden correlativo y sus responsables,
cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le
hace seguimiento y control al cumplimiento de las mismas.
La automatización de tareas, atado incluso a un adecuado
manejo de la integración de aplicaciones, apoya a las empresas
o instituciones al cumplimiento de normativas y les permite
hacer las cosas mucho más fáciles, efectivas y eficientes.
